Deine Buchhaltung gut vorbereitet
Belege sammeln, Rechnungen organisieren, Zahlungen im Blick behalten und Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten: Die laufende Finanzadministration gehört zum Unternehmensalltag, kostet aber regelmäßig Zeit.
Ich unterstütze Selbstständige, EPU und KMU dabei, ihre vorbereitende Buchhaltung und Finanzadministration strukturiert und laufend zu organisieren.
So sind relevante Unterlagen dort, wo sie gebraucht werden – und dein Steuerberater erhält eine nachvollziehbar vorbereitete Grundlage für die weitere Bearbeitung.
Dabei kann ich dich unterstützen
Je nach Bedarf übernehme ich unter anderem:
- Erfassung und Organisation von Eingangsrechnungen
- Erstellung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen
- Strukturierte digitale Belegablage
- Zuordnung und Vorbereitung von Belegen
- Laufende Pflege von Rechnungs- und Zahlungsübersichten
- Überwachung offener Rechnungen und Zahlungseingänge
- Vorbereitung von Unterlagen für die weitere Buchhaltung
- Zusammenstellung benötigter Dokumente und Nachweise
- Abstimmung fehlender oder unvollständiger Unterlagen
- Erstellung und Pflege von Finanzübersichten
- Administrative Unterstützung bei wiederkehrenden Finanzprozessen
- Strukturierte Übergabe an den Steuerberater
Welche Tätigkeiten sinnvoll übernommen werden können, hängt von deinen bestehenden Abläufen und der Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater ab.
Die Schnittstelle zu deinem Steuerberater
Eine gute Zusammenarbeit mit dem Steuerberater beginnt mit gut vorbereiteten Unterlagen.
Ich unterstütze dabei, die laufende Finanzadministration im Unternehmen so zu organisieren, dass Belege, Rechnungen und relevante Informationen vollständig und strukturiert für die weitere Bearbeitung bereitstehen.
Dabei kann ich als organisatorische Schnittstelle zwischen deinem Unternehmen und deinem Steuerberater unterstützen.
Das kann beispielsweise bedeuten:
1. Unterlagen laufend vorbereiten
Belege und Dokumente werden regelmäßig gesammelt, strukturiert abgelegt und für die weitere Verarbeitung vorbereitet.
2. Vollständigkeit prüfen
Fehlende Belege, Rechnungen oder Informationen können frühzeitig erkannt und nachgefordert werden, statt erst bei der nächsten Übergabe aufzufallen.
3. Unterlagen bereitstellen
Die vorbereiteten Informationen werden über die gemeinsam vereinbarten Systeme und Prozesse für den Steuerberater bereitgestellt.
4. Rückfragen koordinieren
Organisatorische Rückfragen zu fehlenden Unterlagen oder benötigten Informationen können strukturiert nachverfolgt und koordiniert werden.
So entsteht ein klarer Ablauf zwischen Unternehmen, laufender Administration und Steuerberater.
Rechnungen und Zahlungen im Blick behalten
Neben der Belegorganisation kann ich dich auch bei der laufenden Rechnungsadministration unterstützen.
Dazu gehören je nach Vereinbarung beispielsweise:
- Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen
- Kontrolle von Zahlungseingängen
- Kennzeichnung offener Rechnungen
- Vorbereitung und Organisation des Mahnwesens
- Übersicht über bevorstehende Zahlungen
- Aufbereitung von Informationen für deine interne Finanzplanung
Damit hast du einen besseren Überblick darüber, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind.
Klare digitale Abläufe
Besonders effizient wird die vorbereitende Buchhaltung, wenn Belege und Informationen nicht erst am Monats- oder Jahresende zusammengesucht werden müssen.
Gemeinsam können wir einen nachvollziehbaren Ablauf schaffen:
Beleg erhalten → digital erfassen → zuordnen → ablegen → prüfen → für den Steuerberater bereitstellen
Dabei arbeite ich nach Möglichkeit mit deinen bestehenden Systemen und Prozessen.
Ziel ist nicht, unnötig neue Werkzeuge einzuführen, sondern einen Ablauf zu schaffen, der für dein Unternehmen im Alltag funktioniert.
Für wen eignet sich der Service?
Der Buchhaltungs- und Finanzservice eignet sich insbesondere für:
- Selbstständige und EPU
- Kleine und mittlere Unternehmen
- Unternehmen, die ihre Zusammenarbeit mit dem Steuerberater besser strukturieren möchten
- Unternehmen, bei denen Finanzunterlagen regelmäßig mit hohem Zeitaufwand zusammengesucht werden
Der Umfang kann dabei an deinen tatsächlichen Bedarf angepasst werden.
Klare Aufgabenteilung
Mein Schwerpunkt liegt auf der vorbereitenden Buchhaltung, Finanzadministration und organisatorischen Unterstützung.
Steuerliche Beratung, steuerrechtliche Beurteilungen sowie Tätigkeiten, die einem Steuerberater oder anderen befugten Berufsgruppen vorbehalten sind, werden von mir nicht übernommen.
Dein Steuerberater bleibt daher für die steuerliche und fachliche Bearbeitung zuständig.
Meine Aufgabe ist es, die dafür benötigten Informationen und Unterlagen im Unternehmen strukturiert vorzubereiten und administrative Abläufe zu unterstützen.
Flexibel nach deinem Bedarf
Die Unterstützung kann regelmäßig oder punktuell erfolgen.
Je nach Umfang können wiederkehrende Aufgaben über Stundenpakete abgewickelt oder Leistungen nach tatsächlichem Aufwand beziehungsweise projektbezogen vereinbart werden.
Datenschutz & Vertraulichkeit
Finanz- und Buchhaltungsunterlagen enthalten sensible Unternehmensinformationen. Ein sorgfältiger und vertraulicher Umgang mit diesen Daten ist daher wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit.
Kundendaten werden in voneinander getrennten virtuellen Arbeitsumgebungen verarbeitet. Zugänge, Berechtigungen und die Übergabe von Unterlagen an den Steuerberater werden vor Beginn der Zusammenarbeit abgestimmt.
Ausführliche Informationen findest du in der Datenschutzerklärung.
Noch Fragen?
Antworten auf häufige Fragen zur Zusammenarbeit, zum Ablauf und zur Abrechnung findest du in den FAQ.